Lục Thủy Restaurant & Lounge
Số 16 Đường Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội
Hotline : 0908.86.8338 / 0902.79.1616
Email : contact@lucthuy.com
Bất cứ một sự kiện dù quy mô lớn hay nhỏ việc lập kế hoạch cùng quy trình tổ chức sự kiện là vấn đề cần được quan tâm để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công
Thông qua chính những sự kiện chính là cơ hội để doanh nghiệp, cá nhân,… có thể quảng bá về hình ảnh, thương hiệu, thông điệp đến với công chúng một cách gần nhất đến công chúng.
Do đó, nhất định không được bỏ qua những bước cơ bản để thực hiện lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được phân tích ngay sau đây giúp mọi người trang bị những kiến thức cần thiết để sự kiện luôn được thành công tốt đẹp.
Việc đầu tiên chính là cần xác định rõ ràng mục đích của sự kiện là gì để có hướng lập kế hoạch sao cho phù hợp nhất như: quảng bá hình ảnh, ra mắt sản phẩm, kết nối đội ngũ nhân viên, tri ân, trao thưởng cho nhân viên, … Xác định rõ mục đích sẽ đưa ra chính xác về quy mô, số lượng khách mời, quảng bá ra sao – đây chính là những tiền đề quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện được thành công.
~ Tùy vào từng sự kiện khác nhau sẽ có những mục đích và thông điệp riêng ~
Ngoài ra, mỗi sự kiện được tổ chức đều hướng đến những thông điệp riêng mong muốn gửi đến khách hàng – khi thông điệp sâu sắc chính là cách tạo điểm nhấn đến sự kiện, đem lại sự hài lòng cho khách hàng tham dự. Điều này đòi hỏi thông điệp cần ngắn gọn nhưng súc tích, hàm chứa đầy đủ thông tin cần thiết mà đơn vị tổ chức sự kiện cần đảm bảo tối ưu nhất.
Với quy trình tổ chức sự kiện tiếp theo chính là xác định rõ ràng những đối tượng tham dự sự kiện là gì trên chính những dữ liệu đã được chuẩn bị sẵn.
Bước này đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi nếu nhắm đúng đối tượng mục tiêu sẽ đem lại sự thành công nhất cho toàn bộ sự kiện. Do đó, cần khoanh vùng chính xác đối tượng tham dự và loại bỏ những đối tượng không tiềm năng sẽ giúp sự kiện được diễn ra hiệu quả nhất và tránh truyền thông sai đối tượng, lãng phí về ngân sách, nhân lực. Cụ thể như:
Đối với sự kiện tri ân khách hàng: nên xác định đối tượng là những khách hàng thân thiết lâu năng, đã và đang tin dùng những sản phẩm của cá nhân, doanh nghiệp.
Đối với sự kiện ra mắt sản phẩm: nên xác định đối tượng là người có tầm ảnh hưởng để gây tiếng vang và quảng bá trực tiếp cho sản phẩm mới.
~ Mỗi sự kiện khác nhau sẽ có những đối tượng khách mời riêng biệt ~
Xác định rõ ràng về thời gian và địa điểm là bước quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện mà mọi người cần xác định rõ ràng, cụ thể như:
Thời gian: cần đảm bảo khung giờ thuận lợi cho khách hàng, nên ưu tiên cuối tuần hay thời gian buổi tối, ngoài giờ để không làm ảnh hưởng đến công việc của khách hàng.
Địa điểm: dựa vào số lượng khách hàng, ý tưởng, phong cách trang trí của sự kiện mà để lựa chọn danh sách nhà hàng tổ chức tiệc phù hợp. Cần đảm bảo địa điểm rộng rãi, dễ dàng di chuyển, tiện đường giao thông, … để có thể đáp ứng được sự hài lòng cũng như chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện.
Xem thêm: Các nhà hàng tổ chức tiệc cưới ở hà nội
~ Thời gian và địa điểm tổ chức cần đảm bảo thuận lợi cho khách hàng tham dự ~
Việc lên Timeline và kịch bản là bước tiếp theo khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổ chức được thành công nhất. Theo đó, kế hoạch càng chi tiết, chỉn chu càng đảm bảo sự hoàn hảo nhất:
Timeline: Timeline của một sự kiện thông thường sẽ được chia thành 3 phần cơ bản là Khai mạc – Chương trình chính - Bế mạc với mỗi phần cần lựa chọn những hoạt động sao cho phù hợp để có thể truyền tải đến khách hàng những thông điệp chính của sự kiện.
Kịch bản: Kịch bản cần phải bao quát toàn bộ những hoạt động chung của sự kiện cũng như lập chi tiết về nội dung chương trình, nhân sự phụ trách, đạo cụ sử dụng, thời gian cụ thể, … để có thể đảm bảo được sự kiện được diễn ra thuận lợi cũng như gây ấn tượng cho khách hàng tham dự.
Sau khi đã có một chương trình cụ thể, việc dự trù chi phí chính là bước quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện mà mọi cần hết sức lưu ý. Bởi lẽ tùy vào mục đích cũng như những điều kiện cụ thể của từng sự kiện việc xác định rõ ràng ngân sách là điều cần thiết và quan trọng.
~ Cần dự trù mức chi phí để có sự cân đối sao cho hợp lý nhất ~
Trong đó, chi phí này sẽ bao gồm toàn bộ dịch vụ cũng như dự trù cho những chi phí phát sinh khác kèm theo. Thông thường những công ty, cá nhân tổ chức sự kiện sẽ dựa vào chính yêu cầu của khách hàng để bàn bạc, thỏa thuận và thống nhất mức giá sao cho tối ưu nhất.
Việc giám sát tiến độ thực hiện của từng sự kiện cũng là một trong những quy trình tổ chức sự kiện cần được lưu tâm và ghi nhớ. Theo đó, một chương trình thành công chỉ khi có một kế hoạch tổ chức sự kiện chỉn chu, cụ thể nhất.
Và hơn hết, thời gian từ khi lập kế hoạch cho đến khi sự kiện hoàn tất cần được quản lý hết sức chặt chẽ thông qua tất cả mọi khâu. Việc phân công từng hạng mục, công việc trong từng giai đoạn của chương trình, sự kiện và giám sát tiến độ là việc không thể nào lơ là. Để có sự thành công tốt đẹp, trước khi diễn ra sự kiện chính thức, đơn vị tổ chức cần thực hiện rà soát lại một lần qua mọi khâu để tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra.
Tổ chức và đo lường sự thành công của các sự kiện là bước cuối cùng của quy trình tổ chức sự kiện bởi sau khi kết thúc là lúc nhìn lại và đưa ra những báo cáo chi tiết về suốt quá trình tổ chức đó. Và nếu kết quả của sự kiện có như thế nào chính là hệ quả của quá trình chuẩn bị và sự đánh giá, đo lường sẽ giúp phát huy những điểm mạnh, ưu việt cũng như hạn chế, khắc phục những vấn đề còn yếu kém, thiếu sót.
~ Sau khi kết thúc sự kiện cần tiến hành tổ chức và đo lường sự thành công ~
Điều này sẽ đem lại những kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện vào lần sau thu được nhiều thành công và tốt đẹp nhất. Hơn nữa, việc tổ chức và đo lường sau sự kiện sẽ góp phần nâng cao các sự kiện, cải thiện được mức độ uy tín và sự chuyên nghiệp cho chính doanh nghiệp.
Như vậy, với một quy trình tổ chức sự kiện đã được liệt kê chi tiết ở bài viết trên, hy vọng sẽ giúp cho mọi người có một cái nhìn khách quan và chi tiết nhất. Nếu như khách hàng mong muốn tìm kiếm những địa điểm phù hợp cho những sự kiện khác nhau vui lòng liên hệ Lục Thủy Restaurant & Lounge để được tư vấn nhé!
